Alla maggior parte di noi sarà capitato, almeno una volta nella vita, di doversi rivolgere ad uno Studio Legale per una consulenza, al fine di risolvere una controversia, una vertenza ovvero per vedersi riconosciuto un diritto ed ottenere una tutela adeguata.

Il più delle volte, infatti, l’intervento dell’Avvocato sortisce l’effetto sperato nei confronti della controparte a differenza dell’azione personale. Sì perché la famosa “lettera dell’Avvocato” ha un effetto deterrente su chi la riceve, il quale, intimorito dagli effetti e dalle conseguenze, è spesso più propenso a regolarizzare la propria posizione e a porre fine alla controversia stragiudizialmente (cioè senza recarsi innanzi ad un Giudice).

Ma vediamo nel dettaglio cosa si intende quando parliamo di lettera legale.

Il contenuto della lettera o diffida e come inviarla

La lettera o diffida è spesso il primo passo per procedere a trattare pressoché ogni problema legale, quello con cui si apre la vertenza e si inizia, finalmente, ad agire per vedere tutelato un interesse/diritto.

Non esiste una definizione precisa in diritto, tuttavia la lettera legale consiste in una comunicazione che ha valore ai sensi della legge e che produce effetti giuridici ben precisi.

La lettera o diffida, in genere, contiene una richiesta alla controparte di tenere o non tenere determinati comportamenti. Essa consiste dunque semplicemente in una richiesta espressa in modo formale, ad es. di pagamento, di riassunzione, di cessare molestie o persecuzioni, di restituzione di qualcosa o di recesso da un contratto (si pensi al recesso dall’abbonamento di Sky). 

Essa non può contenere minacce, offese o valutazioni gratuite sulla controparte, cioè giudizi che hanno semplicemente lo scopo di manifestare disprezzo. Sul punto, il codice deontologico forense (ndr norme di comportamento che l’Avvocato è tenuto ad osservare nei rapporti con il cliente, la controparte e i colleghi) prevede espressamente una regola all’art. 65, secondo cui «L’avvocato può intimare alla controparte particolari adempimenti sotto comminatoria di azioni, istanze fallimentari, denunce, querele o altre iniziative, informandola delle relative conseguenze, ma non deve minacciare azioni o iniziative sproporzionate o vessatorie». Il senso quindi è chiaro: a mezzo diffida vengono prospettate all’avversario le iniziative giudiziarie che si adotteranno in caso di inottemperanza a quanto richiesto, ma ci si deve limitare a tutelare il proprio cliente e null’altro. 

Diffida stragiudiziale

Per la diffida stragiudiziale si utilizza la forma scritta e, perché abbia effetto legale, deve necessariamente essere formalizzata a mezzo raccomandata con ricevuta di ritorno o mezzi analoghi: dunque non potrà mai essere sostituita da una telefonata. 

Quando parliamo di mezzi analoghi ci riferiamo alla posta elettronica certificata (c.d. PEC), la quale, ai fini legali, equivale in tutto e per tutto ad una raccomandata. I vantaggi della PEC sono numerosi:

  • è economica;
  • l’invio e la ricezione sono immediati;
  • istantaneamente perviene al mittente la ricevuta di consegna e di accettazione;
  • è possibile dimostrarne non solo l’invio, ma anche il contenuto della comunicazione.

Ovviamente per inviare una diffida via PEC è necessario che ne dispongano non solo il mittente ma anche il destinatario, altrimenti l’invio corrisponde ad una trasmissione tramite semplice posta elettronica, che non ha lo stesso valore.

La diffida può essere però inviata anche tramite notifica a mani dell’ufficiale giudiziario o dell’Avvocato notificante in proprio, qualora si voglia avere maggior certezza circa la data dell’invio e, soprattutto, i contenuti, rispetto alla raccomandata tradizionale. 

La diffida non deve essere confusa con un atto giudiziario: come detto sopra, la diffida resta un atto stragiudiziale, che dunque non potrà di per se stessa condannare il destinatario od obbligarlo ad alcunché. Se mai, qualora la controparte non ottemperi o le parti non trovino un accordo, oppure se il mittente decida di proseguire giudizialmente, allora potrà seguire il procedimento innanzi al Giudice.

Il vantaggio della lettera e le sue molteplici funzioni

In genere, tuttavia, la lettera serve ad aprire una negoziazione con la controparte e ci si auspica sempre che possa servire e bastare per raggiungere una soluzione consensuale. Una lettera efficace contiene il fatto, la richiesta e le conseguenze di azione in caso di inottemperanza.

Meglio ancora se chi riceve la contestazione a sua volta si rivolge al proprio Avvocato: spesso infatti è la collaborazione tra i due legali, in quanto capaci di approfondire idee e strategie che vanno anche al di là della legge, a risolvere una questione che le parti portavano avanti da molto tempo. 

In alcuni casi è la legge stessa a imporre obbligatoriamente l’invio prodromico di una richiesta alla controparte tramite raccomandata, prima di instaurare un giudizio. Il caso più conosciuto è probabilmente quello del risarcimento per sinistro stradale, dove la domanda in giudizio può essere proposta solo trascorso un certo numero di giorni dal ricevimento delle proprie richieste da parte della compagnia di assicurazione. 

Al di là di questi casi, poi, la lettera è essenziale anche per interrompere i termini di prescrizione: per citare nuovamente il caso del danno da sinistro stradale, il diritto al relativo risarcimento si prescrive (cioè si estingue) dopo due anni dal giorno dell’incidente. In questi casi, dunque, il malcapitato deve attivarsi per tempo e l’Avvocato avrà cura di inviare, prima che si verifichi il termine di prescrizione, una richiesta di pagamento. Stessa cosa nell’ipotesi in cui, all’acquisto di un bene, quest’ultimo presenti vizi: per poterli far valere sarà necessario effettuare una denuncia al venditore entro un certo numero di giorni dalla loro scoperta (in tal caso si ha sia un termine di prescrizione sia uno di decadenza). 

Oltre alle ipotesi di cui sopra, la diffida stragiudiziale è sempre utile, prima di instaurare un giudizio, fosse anche solo per provare l’impegno a trovare una soluzione bonaria prima di andare inevitabilmente in causa. 

Inoltre, non dimentichiamo che una diffida stragiudiziale in cui si contesta alla controparte una specifica circostanza a nostro favore, può risultare utile come prova in giudizio, anche al fine di rendere la circostanza pur non pienamente provata, più verosimile. 

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Qui di seguito proponiamo un fac-simile di diffida stragiudiziale indicando le parti essenziali da inserire affinché la lettera sia efficace:

DATI MITTENTE Egr. sig. /Gent.ma sig.ra 

Nome e cognome 

Invio per raccomandata a/r  / Via PEC /Spett.le Società

Indirizzo completo

Oggetto: (inserire indicazione breve e concisa del contenuto della lettera. Es: “disdetta abbonamento” / “costituzione in mora”)

(CONTENUTO)

Innanzitutto indicare per conto di chi viene scritta la diffida. Puntualizzare quindi i dati del proprio cliente e citare la presenza di una apposita delega (fatta firmare in precedenza) che autorizza il legale a scrivere in nome e per conto dello stesso.

Descrivere la situazione attuale e le problematiche riscontrate (es: per la costituzione in mora, specificare di essere creditore di una determinata somma di denaro oppure locatore di un immobile sito in….)

Circostanziare bene i fatti, con date e numero contratti o documenti (es. per la disdetta dell’abbonamento di sky specificare il numero dell’abbonamento e la data di sottoscrizione)

A questo punto avanzare la richiesta esprimendo le proprie volontà in maniera chiara e precisa (es. di recedere dal contratto o di vedersi riconosciuto un credito). Eventualmente è possibile avvallare la propria richiesta con la citazione di articoli del Codice Civile a sostegno del proprio diritto.

(CONCLUSIONI)

Esporre le proprie conclusioni che consistono, in genere, nell’intimare qualcosa al destinatario.

È possibile anche assegnare un termine (in genere di quindici giorni) entro il quale la persona a cui è indirizzata la tua lettera deve adeguarsi a quanto richiesto, con l’avvertimento che, altrimenti, si procederà a tutelare i propri interessi nelle sedi opportune.

Data e luogo                                                                                                                      Firma dell’Avvocato                                                    

 eventuale sottoscrizione anche del cliente per conferimento incarico